Arrêt de travail, invalidité ou décès d’un salarié : toutes les démarches à effectuer

En tant qu’employeur, c’est à vous de signaler un arrêt de travail, une invalidité ou le décès de l’un de vos salariés. Cela est nécessaire pour le versement des prestations prévues par son contrat de prévoyance entreprise. Quelle est la marche à suivre ? Explications.

Mis à jour le 9.01.2025

Comment déclarer l’arrêt de travail d’un salarié ?

En cas d'arrêt maladie de l’un de vos collaborateurs, vous devez communiquer plusieurs éléments à l’organisme en charge de la prévoyance dans votre entreprise. Ces derniers diffèrent en fonction de la franchise retenue. 

Chez Malakoff Humanis, les pièces justificatives suivantes sont nécessaires à la constitution du dossier :

  • Attestation des salaires correspondant à la règle du cumul prévue dans les conditions particulières du contrat ;
  • Attestation indiquant la date initiale de l'arrêt de travail du salarié ;
  • Décomptes originaux de la Sécurité sociale ou attestation portant paiement des prestations en cas d'arrêt de travail, à compter du début de l'indisponibilité ;
  • Relevé d’identité bancaire au nom du destinataire des indemnités.

Plus vite le dossier sera transmis, plus rapidement votre salarié pourra percevoir ses indemnités. C’est donc de vous que dépendent ses revenus en cas d’arrêt de travail.

> À lire aussi : Comment les risques lourds sont-ils pris en charge par la Sécurité sociale ?

Quelles sont les procédures à suivre en cas d’invalidité d’un salarié ?

L’invalidité de votre salarié peut être déclarée si sa capacité de travail est réduite d’au moins deux tiers suite à une maladie ou un accident. Il peut alors recevoir une pension d’invalidité suite à votre déclaration auprès de la Sécurité sociale. Là encore, les documents à communiquer diffèrent selon la franchise retenue.

Pour un contrat Malakoff Humanis, en cas d’invalidité de l’un de vos salariés, vous devrez fournir les pièces justificatives suivantes pour constituer le dossier :

  • Attestation des salaires correspondant à la règle du cumul prévue dans les conditions particulières du contrat ;
  • Attestation indiquant la date initiale de l'arrêt de travail du salarié ;
  • Photocopie de l'avis d'imposition du salarié ;
  • Décomptes originaux de la Sécurité sociale ou attestations portant paiement des prestations en cas d'arrêt de travail, à compter du début de l'indisponibilité ;
  • Photocopie de la notification d'une pension d'invalidité ;
  • Relevé d’identité bancaire au nom du destinataire de la rente.

> À lire aussi : Tout savoir sur la subrogation pour maintien de salaire

Que doit faire l'employeur en cas de décès d'un salarié ?

Vos obligations diffèrent selon la cause du décès de votre employé. Pourtant, certaines démarches sont obligatoires et immuables. 
Vous devez : 

  • Établir le bulletin de salaire et le solde de tout compte ;
  • Radier le salarié du registre du personnel de l'entreprise ;
  • Mentionner sur la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) les sommes versées aux ayants droit du salarié décédé ;
  • Informer les organismes sociaux. 

 S’il s’agit d’un accident du travail mortel, il est de votre devoir, dans les 48 heures, de faire une déclaration d’accident du travail auprès de sa caisse d’Assurance Maladie. Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sera alors chargé de réaliser une enquête.

En cas de décès de votre salarié en dehors du lieu de travail, aucune démarche préalable ne vous sera demandée. Cependant, vous devez, en tant qu’employeur, réaliser un dossier spécifique avec des pièces justificatives particulières. Ce dernier devra être transmis au notaire en charge de la succession ou aux ayants-droit. 
Le dossier doit obligatoirement être constitué : 

  • Du salaire du mois en cours ;
  • Des diverses primes  (13ème mois, prime de fin d'année, etc) ; 
  • Des indemnités compensatrices de congés ;
  • D’une indemnité en espèces correspondant aux droits acquis en matière de contrepartie obligatoire en repos ;
  • D’une attestation de salaire pour le calcul du capital décès versé par la caisse d'Assurance Maladie.

Lors du décès de l’un de vos collaborateurs, vous pouvez contacter directement l’un de nos conseillers par mail ou par téléphone pour vous guider dans la démarche de constitution du dossier, qui peut varier selon la situation.

Vous souhaitez obtenir plus d’informations ? Contactez les conseillers Malakoff Humanis.

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