Comment mettre en place un contrat de mutuelle d'entreprise ?

Employeurs, vous avez décidé de mettre en place un contrat collectif de complémentaire santé dans votre entreprise. Voyons ensemble les étapes incontournables de la procédure.

Comment mettre en place un contrat collectif d'entreprise ?

Mis à jour le 27.02.2025

On pourrait croire que l’obligation légale de proposer une complémentaire santé à ses salariés est source de complexité pour un employeur. En réalité, le processus est plutôt simple, une étape après l’autre.

Étape n°1 : consultez les accords et conventions collectives qui s’appliquent à votre entreprise.

80 % des emplois salariés en France sont couverts par des accords de branche ou des conventions collectives nationales.

Selon l’activité principale de votre entreprise, vos représentants (organisations patronales et syndicats salariés) ont pu déjà prévoir dans ces textes les garanties minimales obligatoires à proposer à vos salariés, voire ont déjà négocié des offres de contrats « santé » avec des organismes assureurs. La bonne nouvelle, si vous relevez de ce cas, c’est que le travail est déjà fait pour vous : vous n’avez plus qu’à souscrire, ou presque.

Malakoff Humanis intervient pour la couverture complémentaire santé de plusieurs branches professionnelles. En quelques clics, découvrez si votre entreprise est concernée !

Besoin de consulter l’accord ou la convention collective qui s’applique à votre entreprise ? Rendez-vous directement sur la base de données nationale

Légifrance : accords collectif

Étape n°2 : si rien n’est déjà prévu ou si vous voulez mieux

A défaut d’accord ou de convention de branche traitant de la complémentaire santé, ou afin de faire bénéficier vos salariés d’avantages supérieurs à ceux prévus, vous pouvez débuter la mise en place d’un contrat dans votre entreprise, de différentes façons :

  • En négociant un accord collectif d’entreprise,
  • En consultant par référendum l’ensemble de vos salariés,
  • Ou directement par Décision unilatérale de l'employeur (DUE).

 Étape n°3 : faites le point sur vos besoins

Muni de la liste des garanties sociales minimales imposées par l’accord ou la convention de branche, ou à défaut des garanties prévues par le Code du travail, faites le point sur vos besoins minimums de couverture santé.

Vous pouvez également ajouter des garanties supérieures ou supplémentaires.

De préférence, associez les représentants de vos salariés à cette étape, car ils sont les mieux placés pour faire remonter les besoins de votre personnel.

Lire aussi : Mutuelle entreprise, quels sont les avantages d'un contrat santé collectif ?

Étape n°4 : négociez les garanties avec les assureurs

Sur la base de vos besoins, demandez des devis aux organismes assureurs. En fonction de la taille de vos effectifs, du nombre et de l’étendue des garanties demandées, les assureurs vous proposeront diverses offres.

Pensez également à actualiser et renégocier périodiquement le contrat collectif.

Chefs d’entreprises, l’offre de complémentaire santé de Malakoff Humanis vous permet de remplir les conditions réglementaires du contrat responsable, tout en adaptant le niveau de garanties aux besoins de vos salariés.

Lire aussi : Quel organisme choisir pour une mutuelle d'entreprise ?

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Étape n°5 : diffusez une notice d’information auprès de vos salariés

Une fois votre choix arrêté (de préférence en accord avec les représentants du personnel), vous devez remettre à chaque salarié la notice d’information du contrat de complémentaire santé établie par l’organisme assureur.

Attention : vous devez conserver une preuve de cette remise (récépissé ou signature d’une liste d’émargement), à faire valoir si votre respect de l’obligation d’information est attaqué.

Étape n°6 : le choix des salariés

Vos salariés vont maintenant devoir adhérer aux contrats proposés et/ou choisir entre les différents types de garanties si plusieurs offres sont proposées (offre famille, option de renforcement des garanties optiques, etc.).

> Lire aussi : Mutuelle entreprise : les démarches à effectuer pour affilier ou radier un salarié

Dans certains cas, il leur est possible d’obtenir une dispense d’adhésion.

C’est fait ! Voilà vos salariés couverts par une complémentaire santé. Bien sûr, en cas de questions, quand vous souscrivez chez Malakoff Humanis, à toutes les étapes du processus et même après, nos conseillers sont disponibles pour vous répondre et vous guider.

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> Lire aussi : Mutuelle entreprise, la famille des salariés est-elle couverte ?

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