Comment s'organiser pendant l’absence longue d’un collaborateur ?

Comment organiser l’absence longue durée d'un collaborateur ? Congés maternité, arrêts maladie, congés sabbatiques : comment s'organiser en termes de management ? Focus sur les dispositions à prendre pour le manager et sur les étapes pour préparer le retour d’un salarié absent depuis longtemps.

Mis à jour le 17.12.2024

Anticiper l’absence longue durée

Pourquoi préparer l’absence longue durée d’un collègue est idéal lorsque cette absence le permet ?

C’est le cas notamment pour un congé maternité ou un congé sabbatique. Dès que le salarié annonce son absence pour une longue durée, le manager doit se rapprocher de ce dernier pour préparer cette période. Organiser cette absence avec le salarié concerné permet de l’impliquer. Inclus ainsi dans le projet, le collaborateur sera moteur de cette transition.

En l’impliquant dans la préparation de son absence, le manager lui témoigne ainsi sa confiance. Le manager peut lui confier certaines missions avant son départ, à commencer par former son éventuel remplaçant en faisant un point sur ses dossiers.

Poursuivre l’activité

L’absence longue d’un membre de l’entreprise induit la gestion de la charge de travail pour le manager.

Remplacement

Dans l’idéal, le manager s’appuie sur un remplaçant pour pallier une absence qui s’inscrit dans la durée. La tâche est d’autant plus simple si l’absence a pu être anticipée et que le remplaçant a pu bénéficier de la transmission des dossiers voire d’une formation de la part de la personne qu’il remplace.

Répartition des tâches

En cas de non-remplacement, le manager a le choix entre 2 solutions :

Désigner un membre de son équipe pour prendre en charge seul l’ensemble des tâches du salarié absent ;

Opter pour une solution collective et partager les tâches entre les membres de son équipe ;
Quel que soit le choix, il est important de préciser à chacun les contours des nouvelles missions et leurs durées.

Préparer le retour du salarié en absence longue durée

Si gérer l’absence longue durée d’un salarié peut être une période délicate pour l’entreprise, le retour au travail peut être difficile aussi pour le salarié longtemps éloigné de la structure. C’est la raison pour laquelle il est primordial de préparer ce retour au travail. Cela commence par reprendre contact avec le salarié une ou deux semaines avant sa reprise. C’est l’occasion de discuter avec lui. Pourquoi ne pas lui demander comment il aborde cette reprise ? Cela permet de prendre la température et si besoin de rassurer le salarié s’il a des craintes, voire de lui proposer des aménagements. C’est aussi le moment propice pour l’informer des éventuels changements survenus en son absence : départs et arrivées de nouveaux collègues, nouveaux clients, modification des procédures, etc.

Dans l’entreprise, le manager peut en profiter pour prévenir l’équipe du retour de leur collègue. Le jour de son retour, organiser un accueil chaleureux avec toute l’équipe réunie autour d’un petit-déjeuner par exemple peut être l’occasion de remettre dans le bain le collaborateur qui reprend. Le premier jour de la reprise de l’activité est primordial pour la réintégration. En répondant aux besoins et aux attentes du salarié, l’entreprise lui prouve son soutien et le met ainsi en situation de confiance. Le manager devra aussi convenir d’un entretien de retour d’absence. La réussite du retour au travail permet de réduire le risque de nouveaux arrêts.

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